Как мы увеличи прибыль клиента без роста выручки
В OCC INFO обратился Клиент с запросом на помощь в автоматизации операционных процессов и первичный аудит текущей системы управления
В условиях текущего спада продаж, чаще всего Клиенты, приходя на управленческий консалтинг, желая навести порядок в текущих процессах, сократить издержки и тд ставят для себя ключевой задачей повышение продаж, видя в этом способ повышения доходов.
Но гораздо чаще, погружаясь в процессы в ходе первичного аудита, мы находим отсутствие системности в управлении, раздутые штаты, дублирующие друг друга функции, неправильно выстроенную систему KPI, следствием чего становятся нижайшая производительность труда и высокие издержки.
Но гораздо чаще, погружаясь в процессы в ходе первичного аудита, мы находим отсутствие системности в управлении, раздутые штаты, дублирующие друг друга функции, неправильно выстроенную систему KPI, следствием чего становятся нижайшая производительность труда и высокие издержки.
Итак, с чего мы начали и какие данные были запрошены у Клиента в первую очередь:
1. Наличие и формат оргаструктуры, с описанием каждого отдела и подразделения, сотрудника внутри этих подразделений, чтобы понять общую структуру Компании;
2. Наличие и формат регламентов, должностных инструкций и обязанностей для каждой должностной единицы, а также система KPI
3. Обязательно выясняем как выстроена взаимосвязь между отделами, как ставятся задачи, как рапределяется ответственность, а самое главное как контролируется их выполнение и тд.
4. Наличие и как настроена CRM. Как автоматизированы процессы внутри нее.
5. Архитектура отчетности.
1. Наличие и формат оргаструктуры, с описанием каждого отдела и подразделения, сотрудника внутри этих подразделений, чтобы понять общую структуру Компании;
2. Наличие и формат регламентов, должностных инструкций и обязанностей для каждой должностной единицы, а также система KPI
3. Обязательно выясняем как выстроена взаимосвязь между отделами, как ставятся задачи, как рапределяется ответственность, а самое главное как контролируется их выполнение и тд.
4. Наличие и как настроена CRM. Как автоматизированы процессы внутри нее.
5. Архитектура отчетности.
Только наличие всех этих компонентов позволяет оценить ситуации в Компании, увидеть слабые стороны и возможности для улучшения процессов, оптимизации ресурсов и повышении производительности труда
Остановиться подробнее хотим на том, как мы в первый же месяц, без роста выручки и продаж нашли у Клиента более 1 млн. прибыли «утекающие» ежемесячно в связи с хаосом в процессах и неоптимальном расходовании ресурсов.
Итак, получив те данные отчетов что имелись, мы определили ключевые статьи расходов:
Важно отметить, что бизнесу более 15ти лет и многие процессы работают так как работают потому что так «исторически сложилось».
Первой и главной проблемой было отсутствие настроенной CRM, это сильно усложняло процесс взаимодействия внутри Компании, так как офис и производство находились в разных чатсях города. Постановка и обсуждение задач, контроль выполнения задач занимало много времени в виду отсутствия единого корпоративного портала. Собственник просто выл от невыполнения задач, срыва сроков выполнения и тд.
Мы внедрили и настроили Bitrix24, таким образом, что вся Компания была заведена в единую плафторму взаимодействия, это кратно сократило время на обсуждение операционных вопросов, упростило процесс контроля выполнения задач. Также, благодаря CRM мы автоматизировали процесс обработки входящих обращений от Клиентов, отправки типовых расчетов, а также первичный документооборот.
В штате было 6 менеджеров, у которых 40% рабочего времени занимало не взаимодейтствие с Клиентами, а ведение клиентской базы, ручной подготовки для них коммерческих предложений, подготовки шаблонов договоров и счетов. Все это мы автоматизировали, и теперь, заполняя карточку сделки, менеджер мог подготовить и направить расчет КП Клиенту по заготовленному, договор и счет также формировались и отправлялись сразу из системы в 2 клика.
Только благодаря этому, в абсолютных деньгах, мы высвободили почти 200 000 руб/мес на сокращенных ручных однотипных действиях. Но это было только начало.
Следующей, и внушительной статьей расходов в разделе ФОТ были зп экономистов, которых было 3 человека, путем разработки автоматизированной системы расчетов стоимости производства, мы смогли сократить времязатраты в 2 раза (!).
Это порядка 150 000 руб/мес.
Следующий пожиратель прибыли был тщательно спрятан в поставщиках. Так бывает, когда бизнес работает давно, все идет хорошо, никто не задумывается о смене поставщиков ни с того ни с сего, в эту сторону даже никто не смотрит. А мы посмотрели.
Помимо сырья, внушительную сумму по месяцу съедала упаковка товара, при отправке курьерами, через маркетплейсы и тд. В абсолютных деньгах эта статья расходов «съедала» порядка 1 100 000 руб.
Мы предложили собственнику собрать список пооставщиков из Петербурга и близлежайших регионов, составить чек-лист оценки и провести мини-тендер, с учетом наших объемов. Сказать что результаты превзошли наши ожидания, это не сказать ничего. Было отобрано 3 Компании, по итогам пробных заказов был найден поставщик с прайсом почти в 2 раза ниже, без потери качества. В 2 раза!
порядка 600 000 тыс/мес. каждый месяц потерянной прибыли.
Итак, получив те данные отчетов что имелись, мы определили ключевые статьи расходов:
- Сырье
- ФЗП
- Прочие статьи расходов (аренда, упаковка и тд)
Важно отметить, что бизнесу более 15ти лет и многие процессы работают так как работают потому что так «исторически сложилось».
Первой и главной проблемой было отсутствие настроенной CRM, это сильно усложняло процесс взаимодействия внутри Компании, так как офис и производство находились в разных чатсях города. Постановка и обсуждение задач, контроль выполнения задач занимало много времени в виду отсутствия единого корпоративного портала. Собственник просто выл от невыполнения задач, срыва сроков выполнения и тд.
Мы внедрили и настроили Bitrix24, таким образом, что вся Компания была заведена в единую плафторму взаимодействия, это кратно сократило время на обсуждение операционных вопросов, упростило процесс контроля выполнения задач. Также, благодаря CRM мы автоматизировали процесс обработки входящих обращений от Клиентов, отправки типовых расчетов, а также первичный документооборот.
В штате было 6 менеджеров, у которых 40% рабочего времени занимало не взаимодейтствие с Клиентами, а ведение клиентской базы, ручной подготовки для них коммерческих предложений, подготовки шаблонов договоров и счетов. Все это мы автоматизировали, и теперь, заполняя карточку сделки, менеджер мог подготовить и направить расчет КП Клиенту по заготовленному, договор и счет также формировались и отправлялись сразу из системы в 2 клика.
Только благодаря этому, в абсолютных деньгах, мы высвободили почти 200 000 руб/мес на сокращенных ручных однотипных действиях. Но это было только начало.
Следующей, и внушительной статьей расходов в разделе ФОТ были зп экономистов, которых было 3 человека, путем разработки автоматизированной системы расчетов стоимости производства, мы смогли сократить времязатраты в 2 раза (!).
Это порядка 150 000 руб/мес.
Следующий пожиратель прибыли был тщательно спрятан в поставщиках. Так бывает, когда бизнес работает давно, все идет хорошо, никто не задумывается о смене поставщиков ни с того ни с сего, в эту сторону даже никто не смотрит. А мы посмотрели.
Помимо сырья, внушительную сумму по месяцу съедала упаковка товара, при отправке курьерами, через маркетплейсы и тд. В абсолютных деньгах эта статья расходов «съедала» порядка 1 100 000 руб.
Мы предложили собственнику собрать список пооставщиков из Петербурга и близлежайших регионов, составить чек-лист оценки и провести мини-тендер, с учетом наших объемов. Сказать что результаты превзошли наши ожидания, это не сказать ничего. Было отобрано 3 Компании, по итогам пробных заказов был найден поставщик с прайсом почти в 2 раза ниже, без потери качества. В 2 раза!
порядка 600 000 тыс/мес. каждый месяц потерянной прибыли.